FAQ - Les avantages agconnect pour les Agences

Quels sont les avantages de l’outil agconnect pour les Agences ? Du gain de temps à une meilleure compétitivité en passant par un allègement des coûts et des tâches administratives, on vous propose une FAQ complète sur le sujet !

1. Comment agconnect peut me permettre de gagner du temps en tant qu’agence lors de l’organisation des AG ?

Saviez-vous qu’on peut enregistrer 120 VPC en une seconde avec agconnect, contre un seul enregistré en 120 secondes manuellement ?

agconnect vous permet en effet de gagner du temps pré-AG notamment dans la saisie et la signature des VPC et des procurations avant l’AG, puisque ces tâches peuvent être effectuées directement en ligne par les copropriétaires, ce qui libère du temps au gestionnaire, et donc, à l’agence. Les économies de temps potentielles atteignent environ 3h, si on calcule environ 10% de 1000 lots (soit l'équivalent d'environ 30 copropriétés, le minimum géré par un gestionnaire).

1. Et en cours d’AG ?

D’abord, le suivi du quorum en temps réel permet de démarrer l’AG plus vite si le nombre suffisant de participants est atteint, ce qui permet un gain de temps non-négligeable. Effectivement, tous les participants distants s’enregistrant eux-mêmes, de manière autonome, l’agence aura donc accès au détail et au cumul en temps réel des participants par clé.

De plus, la plupart des processus d’une AG standard sont dématérialisés grâce à agconnect. Par exemple, les votes arrivent en simultané au lieu d’arriver les uns après les autres, ce qui rend cette étape beaucoup plus courte. De même, le fait que la feuille de présence soit numérique permet également de gagner du temps (signature sur un même document numérique de tous les participants, quel que soit leur mode de participation, et surtout de tous les participants en même temps sur leurs propres supports informatiques) : plus besoin d’imprimer quoique ce soit en début d’AG ! Plus besoin non plus de distribuer les documents de l’AG, puisqu’ils peuvent être consultés en tout temps, que ce soit des photos, vidéos, documents, enregistrements sonores, etc…

La possibilité de signer sur smartphone, tablette, ordinateur, les documents directement en fin d’AG permet par ailleurs un gain de temps considérable sur cette étape du processus. 

De manière générale, une AG peut être réduite de 30% grâce aux étapes du processus qui sont dématérialisées avec agconnect.

1. Utiliser agconnect va t’il me permettre de réduire mes coûts ?

Oui ! L’efficacité de l’outil permet une réduction du temps passé en présentiel en AG, donc permet d’en réduire les coûts associés. Par exemple, on évite d’avoir plusieurs gestionnaires sur place en même temps : ils ont la possibilité d’être là en support, en distanciel, notamment pour gérer le tchat, la prise de parole, ou encore l'ouverture des micros/caméras (sachant que pour les AG de plus de 50 personnes distantes, il faut généralement un 2ème gestionnaire). 

Dans la même veine, avoir moins de participants en présentiel permet de louer des salles moins grandes et moins coûteuses !

Ensuite, les économies de papier sont substantielles, puisque tous les documents peuvent être retrouvés en format numérique. 

Finalement, grâce au vote sur smartphone, plus besoin de louer des boîtiers de vote, ce qui fait une différence non négligeable, surtout pour les copropriétés de plus grande taille. 

1. agconnect peut-il me permettre de réduire mes charges administratives ?

Tout-à-fait, agconnect permet un allègement des tâches administratives. Le tableau de bord agconnect permet notamment d’avoir une vue d’ensemble sur les choses qui restent à faire dans le cadre de l'organisation d'une AG afin d’être encore plus efficace, notamment le suivi de tous les PV en attente de signature ou de diffusion. Cela permet une meilleure organisation (plus d’oublis de signature) et une meilleure visibilité de l’activité.

L’outil permet en parallèle de respecter vos délais car les envois seront facilités : la gestion des courriers recommandés (notamment les convocations et re-convocations) est directement intégrée à agconnect. Le logiciel sait gérer la séparation entre les envois de recommandés en version papier et les envois de recommandés électroniques (et gère également les consentements dans ce cas de figure). Ceci assure à l'agence qu'elle va tenir ses plannings d'AG sans décalages, sachant que re-convoquer une AG est soumis à des contraintes légales.

Plus de problèmes de pertes de papiers non plus : les formulaires stockés en ligne peuvent être retrouvés facilement. 

1. Comment l’outil peut également supporter mes gestionnaires, quel est l’impact sur eux ?

Le fait de pouvoir accéder à l’AG depuis n’importe où facilite tout d’abord le télétravail : l’assistance ponctuelle est donc possible à distance (ou par un agconnecteur). Cela facilite la tenue des AG en journée grâce à la suppression des déplacements, donc améliore le confort et le niveau de stress des gestionnaires. 

De plus, il y a moins de votes à saisir, et les votes sont saisis en simultané, ce qui allège par ailleurs leur travail, et ce qui leur permet de se concentrer uniquement sur les débats, et d’avoir une meilleure compréhension des décisions.

1. Comment agconnect peut permettre d’éviter les erreurs de saisie et de mener mon AG de manière 100% sécuritaire ?

Grâce à la saisie en ligne, les erreurs sont minimisées, notamment pour tout ce qui concerne les intentions de vote, les VPC, ainsi que les votes en tant que tel. De plus, l’horodatage des signatures permet plus de sécurité. L’outil permet aussi une visibilité et un traçage de toutes les actions, notamment dans le processus de vote, mais aussi par rapport au suivi du quorum et des participants en temps réel. 

Une autre caractéristique intéressante, c’est la gestion automatisée des départ d’AG : les connectés à distance ou les présentiels sur smartphone peuvent cliquer sur « quitter définitivement l’AG » pour ne plus être comptés dans les participants. Ainsi, pas de départs “invisibles” ! Les résultats sont plus précis et non contestables.

1. Comment pallier aux soucis de connexion et de matériel ? 

L’outil n’obligeant à aucune installation spécifique, cela vous permet de tenir les AG avec n’importe quelle machine si vous êtes confrontés à une panne de matériel au dernier moment, ce qui élimine par la même occasion tout souci matériel, contrairement aux outils classiques d'AG portables installés en version lourde sur les machines.

De plus, vous pouvez utiliser agconnect même avec un débit internet très bas ! Consultez notre article sur le sujet juste ici.

1. Comment agconnect peut-il me permettre d’avoir un avantage concurrentiel comme agence ?

Plusieurs caractéristiques-produit sont des exclusivités agconnect et ne se retrouvent pas chez les concurrents. De ce fait, en choisissant agconnect, vous bénéficiez également de cette opportunité pour vous démarquer en tant qu’agence ! 

Par exemple, les passerelles avec les logiciels métiers (Gercop, Crypto, Egide, La Gestion Intégrale) sont des exclusivités agconnect : elles permettent de récupérer plus d'informations sans erreurs de saisie et de gagner du temps dans la préparation de l'AG.

Une autre caractéristique propre à agconnect, c’est la possibilité de faire participer des personnes externes. L’AG peut en effet être accessible à des visiteurs (des entreprises qui présentent un devis par exemple), ce qui facilite notamment l’explication des devis ou documents techniques.

De plus, les échanges sont automatiquement sous-titrés sur l’écran des participants, facilitant la participation des malentendants. Ce service n’est pas disponible chez les outils d’AG ‘’classiques’’ qui ne permettent pas de gérer du distanciel, et ne génère par ailleurs aucun travail supplémentaire. En le proposant à votre tour, vous offrez une qualité de service supérieure et vous projetez ainsi une image encore plus professionnelle, vous permettant ainsi de vous démarquer sur le marché. 

Finalement, le recueil de consentement pour les recommandés électroniques n’est pas facturé (si ceux-ci sont gérés dans agconnect). Cela représente souvent autour de 1 € par consentement obtenu, facturé par les éditeurs métiers quand les envois se font depuis leur logiciel. On parle ici des envois de convocations et PV (Procès-Verbal) en courrier recommandé.

En extrapolant, la technologie de pointe proposée par agconnect permet aussi de dépoussiérer la profession. En effet, les innovations offertes uniquement par la plate-forme agconnect (facilité de connexion et de participation des copropriétaires, confort accru) permet une fidélisation des clients vis-à-vis du syndic et facilite les renouvellements de contrats de syndic (ainsi que les processus de recrutement, par exemple avec les horaires de jour).

1. En quoi utiliser agconnect dans mon agence peut contribuer à améliorer l’implication des copropriétaires ?

D’abord, l’assurance du côté de l’agence que l’AG pourra avoir lieu quel que soit le contexte (grèves, situation sanitaire, intempéries, etc...) renforce la confiance des copropriétaires et permet une implication de leur part plus poussée. 

Ensuite, l’outil vous permet d’envoyer des rappels aux copropriétaires et ainsi d’obtenir un meilleur taux de participation. agconnect permet par ailleurs une anticipation du nombre de participants, donc la possibilité de relancer les copropriétaires qui n’ont pas prévu de venir ou qui oublient. 

L’accès en ligne aux documents et l’affichage graphique des résultats des votes en temps réel permet également plus de transparence vis-à-vis des copropriétaires. La réactivité dans la communication liée aux documents est par ailleurs plus efficace elle aussi.

1. L’outil va-t’il me permettre d’améliorer mon empreinte carbone ?

Absolument ! agconnect est entièrement écologique et vous permet d’éliminer toute utilisation de papier superflu grâce à la dématérialisation de tous les documents, ainsi que de réduire les déplacements de tous les parties prenantes à l’AG.

Les avantages qu’offre agconnect aux agences sont nombreux ! Si vous avez des questions supplémentaires sur nos produits et leurs caractéristiques, n’hésitez pas à nous contacter dès maintenant sur ag-connect.fr.

Faites confiance à agconnect, passez à l’action, et démarrez vos AG connectées ! 

Bien plus qu’un simple outil de visioconférence, c’est une solution technologique qui est conforme à la législation en vigueur afin de vous permettre d’organiser vos AG en toute sérénité et sécurité.

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