Crise sanitaire et copropriété – État des lieux
La crise sanitaire aura été le catalyseur d'une volonté, longtemps mise sous l'éteignoir, de moderniser et digitaliser le processus d'assemblée générale en copropriété. Est-ce une attente des copropriétaires, une volonté des professionnels ou alors un simple phénomène climatique temporaire en réponse à une crise sanitaire ? Une chose est sûre, la crise sanitaire aura agi comme un révélateur d'une profonde mutation de la pratique des assemblées de copropriété. Et elle aura été aussi révélatrice sincère de l'avancement des législations et du droit des différents pays et surtout de l'adaptation du droit par rapport aux avancées technologiques.
La crise sanitaire comme disrupteur de pratiques – Évolutions légales
Les rassemblements physiques ayant été conséquemment restreints durant la crise sanitaire, les copropriétés ont dû s’adapter et trouver des moyens pour tenir quand même leurs réunions. Pour cela, nous verrons que le contexte juridique a été modifié afin d’autoriser les tenues d’assemblées annuelles à distance. Faisons une petite analyse comparative et examinons la situation légale de différents pays.
En France, la loi ELAN avait introduit dès 2018 (et avec ses modifications par la suite en 2019 et 2020) la possibilité d'utiliser la technologie pour la tenue d'assemblées générales. Cependant, les imprécisions involontaires du législateur empêchaient en pratique la réalisation de ces assemblées en laissant planer un doute juridique sur ceux qui s'aventuraient à mettre en oeuvre une solution ‘’digitale’’ (notamment en lien avec le concept de ‘’vote défaillant’’). Il aura fallu un décret, en juillet 2020, pour rendre le système juridiquement sécure. Ce décret, appuyé par des mesures d'exception, aura permis d'initier le processus et de nombreux professionnels et syndicats se sont lancés dans ce qui pouvait paraître comme une aventure. Le mode virtuel pour tenir les assemblées est désormais très répandu. À noter qu’il faut que l’AG choisisse le système de vidéo-conférence au préalable avant de pouvoir la mettre en oeuvre et l’utiliser pour l’AG suivante. Des mesures d’exception ont été appliquées pendant la crise pour que l’AG puisse directement utiliser ces outils sans avoir à voter au préalable; ces mesures étaient en vigueur jusqu’au 30 septembre 2021. On observe donc un ‘’retour à la normale’’, à ceci près que le vote par correspondance doit aussi être inclus, en plus de la possibilité de voter en virtuel. Les deux options sont donc proposées. Le mode mixte (hybride) tendra donc probablement à prendre le dessus.
Au Québec, le principe était tout simplement illégal... jusqu'à la crise sanitaire. Effectivement, pour que les activités des copropriétés puissent continuer, un arrêt ministériel est émis courant avril 2020, permettant de se réunir virtuellement dans des cas exceptionnels comme par exemple avec le COVID. On est donc passé de l'interdiction à la seule solution possible pour tenir une assemblée ! Le revers est que la mesure d'exception a une durée de vie limitée, calée sur la sortie de crise sanitaire. Ladite sortie n’ayant pas encore été déclarée, c’est donc toujours le régime transitoire qui est en vigueur. Cependant, il y a possibilité de modification de la déclaration de copropriété afin que le conseil d’administration puisse adopter une résolution permettant la tenue des assemblées avec des moyens digitaux, en autant qu’elle soit effectuée avant l’envoi des convocations.
…Mais le Québec est comme toujours très pragmatique : grâce au travail des associations professionnelles et au vue des bons retours d’expérience sur les Assemblées tenues pendant la période de la crise sanitaire, le législateur a tout simplement fait évoluer fin 2021 la législation en autorisant définitivement la tenue des assemblées dématérialisées. Il est certain que la copropriété va rentrer dans un processus de digitalisation !
À l’heure actuelle, des pays comme le Maroc ou l’Allemagne sont encore dans l’attente de voir approuver des lois permettant la tenue d’assemblées à distance ou mixtes (hybrides). Pour ce qui est de la Belgique, on note que malgré les décrets royaux permettant l’utilisation d’outils de dématérialisation pour la tenue des assemblées, les professionnels ont été réticents et ont souvent préféré ce qui s’appelle “La procédure écrite” (visio, suivie par un vote écrit par courrier) ou le report d’assemblée.
Naissance et démocratisation des AG mixtes (hybrides) – Évolutions technologiques
Après la phase de modification des lois dans les différents pays du monde, plusieurs acteurs technologiques proposent alors des solutions digitales pour que les copropriétés puissent continuer à tenir leurs assemblées annuelles en mode dématérialisé. Les copropriétés les plus réactives adoptent rapidement ces nouvelles solutions permettant aux participants de suivre et voter à distance lors des réunions annuelles. Certains professionnels tardent par contre à suivre le mouvement de facilitation de la transition et des copropriétés restent donc beaucoup moins bien outillées face à la situation.
Parallèlement, on peut se demander si la fin de la crise sanitaire et donc des mesures temporaires règlementant la tenue des AG dématérialisées va signer l'arrêt de mort des assemblées connectées.
La réponse est évidente : non, car comme tout progrès, il y aura des avancées et des retours en arrière. Mais il est certain que les avantages que procure le digital ne pourront être effacés. Il est par ailleurs certain qu'il ne faut pas opposer le tout ‘’traditionnel’’ au tout digital. Les copropriétaires sont avant tout des humains qui ont besoin de liens sociaux et il n'est pas question de faire du prosélytisme intégriste du tout digital. Il va donc sans dire que les copropriétaires qui souhaitent et peuvent être présents physiquement continuent d’assister aux assemblées comme avant... bien entendu lorsque la législation le permet. Il ne faut pas opposer les deux visions mais au contraire les promouvoir ensemble.
C’est pourquoi nous pensons que le mode d’assemblée mixte (hybride) sera celui qui tendra le plus à se répandre et à se généraliser : en effet, il permet plusieurs modes de participation, en présentiel, par correspondance ou par procuration, ainsi qu’en virtuel. Il s’impose rapidement comme la solution la plus rapide et fiable pour répondre aux problèmes posés par la tenue d’assemblées générale en contexte de crise sanitaire, mais aussi comme réelle amélioration sur le long terme des processus de copropriété. Grâce à des avancées technologiques sans précédent et une règlementation désormais plus précise, il deviendra la nouvelle norme.
Et pour l’avenir ?
Après plus d'une année de pratique des assemblées connectées, on constate que les taux de participation en assemblée est amélioré (+ de 20%), que les copropriétaires reconduisent l'expérience pour les années suivantes, que les professionnels apprécient les apports du digital, que la transparence des votes est plébiscitée, que la gestion des procurations ou des votes par correspondance est devenue simplifiée et sécurisée, que la durée des assemblées est diminuée au profit d'une meilleure efficacité. Les bénéfices de ce type de solution sont donc indéniables.
On aura noté durant la pandémie des inégalités dans la réactivité des différents pays et professionnels face à cette nouvelle adaptation entraînée par la crise; effectivement, certains pays ont su faire rapidement évoluer leurs lois et leurs professionnels ont su faire de la technologie une alliée pour la suite, alors que certains autres ont mis plus de temps, voire n’ont pas su s’adapter et adopter les bons outils nécessaires à la transition.
Et pour accompagner cette digitalisation du processus d’assemblée, agconnect effectue le pari de la démocratisation avec un abonnement offert aux professionnels à 60 €/an par syndicat ! Avec cette nouvelle offre, agconnect peut-être utilisé en Présentiel, A Distance ou en mode Mixte (hybride)… plus aucun frein pour sauter le pas.
Il est clair dans tous les cas que la crise sanitaire aura simplement accéléré l'évolution et la transformation digitale, qui était attendue de tous. Cela aura également mis à jour le fait que la technologie permettait d'améliorer l'obligation démocratique et indispensable qu'est la tenue d'une assemblée de copropriétaire.
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Sources :
https://www.coproconseils.fr/copropriete-assemblee-generale-visioconference/(France)
https://fr.condolegal.com/condolegal/article/3090-resolution-assemble-virtuelle-mod%C3%A8le (Québec)
