Comment se déroule le processus de convocation lors d'une AG ?
Nous avons vu que l’assemblée générale est un des points-clés du bon fonctionnement des copropriétés et qu’elle permet de rassembler les copropriétaires (ou syndicat des copropriétaires), le syndic, les gestionnaires et autres parties prenantes à la copropriété afin de discuter de certains sujets importants relatifs à la gestion de l’immeuble et de prendre les décisions associées (consultez notre article juste ici: A quoi sert une AG ?).
La première étape de l’organisation d’une AG de copropriété, c’est la convocation. Sans elle, pas de participants à l’AG !
Alors, comment se déroule le processus légal d’une convocation lors d’une AG ?
Le processus doit respecter les 3 étapes suivantes :
- Le syndic de copropriété doit convoquer tous les copropriétaires à l'assemblée générale par lettre recommandée avec avis de réception. La convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale, ou au moins 35 jours si des travaux doivent être effectués dans l'immeuble.
- La convocation doit inclure l'ordre du jour de l'assemblée générale, qui doit être établi par le syndic et le conseil syndical. L'ordre du jour doit comprendre les points qui seront abordés lors de la réunion, tels que les comptes de la copropriété, les travaux à réaliser, les questions juridiques et autres, pour que les copropriétaires puissent se préparer adéquatement.
- Les copropriétaires peuvent également ajouter des points à l'ordre du jour de l'assemblée générale en envoyant une demande écrite au syndic avant la date limite de convocation.
Depuis l’arrivée d’outils de dématérialisation des AG comme AG-CONNECT, le processus de convocation est resté le même, à ceci près que les étapes pouvant être faites électroniquement le sont :
- D’abord, les copropriétaires peuvent recevoir leur convocation par voie électronique s’ils le souhaitent (avec consentement préalable).
- Dans les logiciels partenaires, le processus de convocation est complété par l’envoi des informations de l’assemblée vers agconnect. En cliquant sur un bouton “transfert vers agconnect”, une AG est créée dans agconnect et il les invitations sont alors envoyées par email.
- Une fois leurs accès reçus, les copropriétaires peuvent définir à l’avance leur mode de participation (présentiel, distanciel), et entrer eux-mêmes leurs votes par correspondance (VPC) ou leurs procurations.
- Le bouton ''transfert'' permet également de récupérer les codes de connexion des copropriétaires pour les insérer dans les courriers de convocation officiels. Ainsi, même un copropriétaire sans adresse mail connue pourra participer à l’AG dématérialisée.
- Dès l’envoi des convocations officielles, il est possible pour un copropriétaire de définir ses votes à l’avance, et le gestionnaire peut surveiller l’évolution des intentions de participation. En clair, avec ce bouton “transfert vers agconnect” dans le processus de convocation, l’AG commence à s’organiser, bien avant la date prévue, ce qui donne de la visibilité au gestionnaire.
En conclusion, le processus de convocation d'une assemblée générale de copropriété est encadré par la loi, mais les nouvelles technologies et les nouveaux outils, notamment agconnect, ont permis à certaines étapes d'être effectuées électroniquement (le processus restant sécuritaire juridiquement), facilitant ainsi la participation des copropriétaires, et tout en réduisant les coûts liés à un processus plus traditionnel.
Les outils de dématérialisation des assemblées générales ont en effet permis de réduire les délais de convocation et d'accélérer le processus de prise de décision, tout en offrant un accès plus facile aux documents et aux informations pour les copropriétaires.
Pour en savoir plus sur notre outil agconnect et savoir comment il peut vous aider à planifier et gérer vos assemblées générales de la meilleure manière, rdv sur ag-connect.com !
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Sources :
https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000885542/
