Assemblées de copropriété – La Révolution Digitale

2020 a marqué un tournant dans l’histoire des copropriétés : en effet, la crise sanitaire a été le déclencheur d’une véritable révolution digitale dans le fonctionnement des copropriétés, et particulièrement de leurs réunions annuelles.

L’état des lieux pré-COVID

Organiser une assemblée générale de copropriété comporte beaucoup d’enjeux : effectivement, le principe étant de réunir tous les copropriétaires et administrateurs d’un immeuble un même jour à une même heure, on imagine les problèmes que cela peut poser en termes de logistique, surtout lorsqu’on parle d’immeubles comportant des centaines de logements.

De fait, le taux d’absentéisme représente une problématique récurrente, pas parce que les participants manquent de motivation pour assister à la réunion, mais bien parce que les contraintes personnelles des uns et des autres font en sorte qu’assister physiquement à la réunion est parfois tout simplement impossible. Entre conflits d’horaire, déplacements hors du pays et empêchements de dernière minute, on est souvent face à des situations où le nombre de personnes présentes n’est parfois pas suffisant pour voter certaines résolutions importantes, ou même simplement pour tenir l’assemblée générale.

La crise comme génératrice de changement

Avec la crise sanitaire du COVID, le mode de fonctionnement des assemblées générales de copropriété a dû inévitablement évoluer.

En effet, les rassemblements physiques ayant été conséquemment restreints, les copropriétés ont dû s’adapter et trouver des moyens pour tenir quand même leurs réunions. Pour cela, le contexte juridique a été modifié afin d’autoriser les tenues d’assemblées annuelles à distance, et c’est à partir de là qu’entrent en jeu les acteurs technologiques : plusieurs entreprises, dont immosquare qui a été un des précurseurs, proposent alors des solutions digitales pour que les copropriétés puissent continuer à tenir leurs assemblées annuelles en mode dématérialisé.

Des solutions innovantes comme agconnect d’immosquare ont en effet été développées spécifiquement pour répondre aux besoins des copropriétés traversant la crise, proposant une technologie avec des accès sécurisés, des votes en ligne, une traçabilité des actions et des signatures électroniques, le tout en conformité avec la loi. A l’inverse des simples solutions de visioconférence, agconnect a développé non seulement des outils, mais aussi des services et savoir-faire, doublée d’une expérience internationale, et sait répondre à n’importe quelle configuration d’assemblée virtuelle. Avec agconnect, on peut donc maintenant tenir une assemblée générale de copropriété dématérialisée, peu importe où on se trouve dans le monde, et peu importe le type de support utilisé (tablette, ordinateur, smartphone) : tous les participants sont connectés entre eux, dans le même espace (jusqu’à 1000, incluant copropriétaires, gestionnaires et administrateurs).

Les copropriétés les plus réactives adoptent rapidement ces nouvelles solutions digitales permettant aux participants de suivre et voter à distance lors des réunions annuelles. Et bien sûr, les copropriétaires qui souhaitent et peuvent être présents physiquement continuent d’y assister comme avant, ainsi que ceux qui souhaitent exercer leur vote par correspondance ou par procuration. On observe donc la naissance des assemblées générales mixtes (hybrides). Et grâce à des avancées technologiques sans précédent et une règlementation désormais plus précise, elles deviendront la nouvelle norme.

Tenir les réunions en mode mixte (hybride), c’est aussi la possibilité de réduire la taille des salles louées. Cela facilite aussi la participation des intervenants externes (architectes et entreprises de travaux notamment), cruciale pour mieux comprendre les travaux proposés. De plus, le mode distant permet aux assemblées générales d’être plus courtes. Du même fait, les coûts de copropriété en seront considérablement réduits.

Une évolution conjoncturelle qui devient structurelle

Cette évolution des pratiques dans l’industrie immobilière, certes drastique et déstabilisante, a cependant été le vecteur d’un réel potentiel de changement des façons de faire sur le long terme et a permis aux syndics de copropriétés les plus résilients de faire des contraintes reliées à la crise un véritable atout pour se démarquer de la concurrence. De plus, l’adoption par les copropriétés d’un nouveau mode de fonctionnement digitalisé s’impose, au final, comme la parfaite réponse à un des enjeux les plus importants des tenues de réunions annuelles en période pré-COVID : l’absentéisme, et tous les sous-enjeux qu’il comporte. L’engagement des copropriétaires vis-à-vis de leur copropriété en est, par conséquent, grandement favorisé.

On peut se douter que le contexte va donc durablement changer les habitudes de travail et de communication. En date du mois de septembre 2021, agconnect compte déjà à son actif 1927 assemblées de copropriété tenues virtuellement ou en mode mixte (hybride), avec un total de 119 732 participants : un véritable succès. La digitalisation marque un réel tournant dans les mœurs de la copropriété : celle-ci passe enfin officiellement au numérique. Des outils technologiques comme celui-ci, nés pendant la crise, s’imposent en effet rapidement comme indispensables, et seront donc les alliés des copropriétés dans le futur. Et disons-le clairement, le futur, c’est demain matin.